Anonim

Obrázek: Klaus Ohlenschläger / picture-alliance / dpa / AP Obrázky

Ze všech frustrujících povinností, kterým musí čelit majitelé malých podniků, je pozdě nebo neplacení ze strany klientů jednou z nejtěžších věcí, které je třeba řešit.

V průběhu let jsem vlastnil několik malých podniků, agentur a byl součástí několika velkých organizací, které všechny naše klienty ztuhly. Je to nevyhnutelné a stane se každému majiteli firmy. Ale existuje mnoho věcí, které můžete udělat, aby se to nestalo tak často, jak se to děje právě teď.

Analyzoval jsem více než 1 milion faktur, které byly odeslány v uplynulém roce. Naučil jsem se pár věcí o účtování klientů; existuje několik klíčových věcí, které můžete udělat, abyste se vyhnuli placení. Zde je několik poznatků z našeho výzkumu.

Máte písemnou smlouvu

Řekl jsem to dříve v článku pro Intuit QuickBooks. Práce bez smlouvy jen žádá o potíže.

Bez písemné smlouvy nemá klient žádnou zákonnou povinnost zaplatit vám za veškerou vaši tvrdou práci. Stručně řečeno, mít smlouvu je nutností, pokud chcete zaručit, že vaše faktury budou zaplaceny.

Smlouva by měla být projednána a odsouhlasena oběma stranami před zahájením projektu. Měla by zahrnovat následující:

  • Konkrétní práce nebo zboží, které poskytnete klientovi.

  • Kolik peněz budete platit. To by mohlo být buď hodinové, měsíční nebo podle projektu.

  • Datum dokončení projektu.

  • Platební metody, které přijímáte, jako jsou kreditní karty, PayPal nebo eCheck.

  • Množství peněz, které potřebujete předem.

  • Kroky, které provedete k úhradě nezaplacení.

  • Znáte-li osobu, která má na starosti fakturaci, abyste je mohli kontaktovat, pokud se jedná o fakturační záležitost.

  • Co se stane, když bude projekt ukončen.

  • Znáte-li, že budete kompenzováni za jakékoli úpravy.

  • Je vaše práce chráněna autorskými právy?

Faktura často

Udržme si to krátké a sladké. Čím rychleji odešlete fakturu, tím rychleji budete placeni. A to je skvělé, pokud chcete zlepšit cash flow. Zjistili jsme však také, že pokud jste nebyli zaplaceni do 90 dnů, zaplatí se pouze 18% těchto faktur.

Chcete-li tomu zabránit, fakturujte často, nejlépe jednou týdně.

Přepněte na cloudový fakturační software

Pokud k odesílání faktur stále používáte hlemýžďovou poštu, pak děláte obrovskou službu. Kromě čekání na odeslání, přezkoumání a schválení faktury ze strany klienta budete muset počkat na doručení šeku. To rozhodně může ovlivnit váš peněžní tok. Kromě toho máte také šanci, že faktura nebo kontrola pošty.

Ano, odesíláme také šnekové faktury, ale zjistíme, že zaslána online faktura bude vyplacena o 30-45 dní dříve a má 22% nárůst pravděpodobnosti skutečně zaplacené.

Chcete-li urychlit práci a usnadnit fakturaci pro vás i vašeho klienta, přepněte přepínač na cloud. To vám umožní rychle vytvářet faktury a posílat je e-mailem klientovi. Klient může okamžitě otevřít elektronickou platbu ihned po otevření e-mailu. Nejlepší je, že peníze by měly být na vašem účtu do 1 pracovního dne.

Použijte opakované účtování

Zjistili jsme, že největším důvodem, proč podniky nezaplatí, je to, že zapomněli vyúčtovat. I když se to může jevit jako bez promyšlení, je to jedna z největších chyb vlastníků firem. Dále se ujistěte, že účtujete každý měsíc stejnou dobu. Nejjednodušší způsob, jak to udělat, je nastavit automatické zasílání faktur.

Vše co potřebuješ je:

  • Údaje o fakturaci zákazníka

  • Částka každé fakturační transakce

  • Způsob platby do online fakturačního softwaru

Jakmile tyto informace získáte, můžete nastavit funkci opakovaného účtování z fakturačního softwaru. Tento účet bude automaticky účtovat kreditní kartu nebo bankovní účet klienta každý měsíc ve zvolené datum fakturace. Váš klient také okamžitě obdrží e-mailovou účtenku.

To zabrání tomu, aby klient nikdy nezapomněl zaplatit fakturu.

Dny vs. net

Použitím slova „dny“ na rozdíl od „čisté“ faktury bude fakturace vyplácena o 14% častěji, protože je srozumitelnější pro klienta, který není obeznámen s obchodním a fakturačním žargónem.

Navíc, když použijete termíny jako „po obdržení“, klient může snadno přerušit fakturu, kterou lze zaplatit kdykoliv. A pamatujte, že čím déle bude faktura nezaplacena, tím méně bude zaplaceno. Místo toho dejte faktuře konkrétní časový rámec, například „30 dní“.

Nabídka včasných platebních pobídek a sankcí za pozdní platby

Vaši klienti můžete motivovat k úhradě faktury tak, že při zaplacení faktury do 10 dnů poskytnete slevu ve výši 2%. To nemusí být moc, ale tato malá motivace je obvykle dostatečná k tomu, aby je motivovala k placení.

Pokud nefungují pobídky, zvažte také penalizaci za pozdní platby. Stejně jako u slev na raný program, i malý 2% úrok, který bude účtován měsíčně na zpožděné platby, je dostatečný na to, aby dodal pocit naléhavosti.

Pamatujte si, že tyto by měly být řešeny při sestavování smlouvy. Tyto informace také zahrnout do faktur tak, aby byli vaši klienti upozorněni.

Nezapomeňte na své chování

Přidání „prosím“ nebo „děkuji“ do faktury může ve skutečnosti zvýšit šanci na zaplacení o více než 5%.

Sledujte historii plateb klienta

Vytvořte databázi, i když je to tabulka, která sleduje historii plateb vašeho klienta. Pokud máte například klienta, který nikdy nezaplatil platbu, můžete jim poslat ručně psanou poznámku, dárek nebo slevu. Ukazuje jim, že oceníte, že platíte včas, což by je mělo motivovat k tomu, aby v budoucnu pokračovali.

Pokud zjistíte, že klient provedl opožděné platby za posledních šest měsíců, obraťte se na své fakturační oddělení a zjistěte, proč došlo k prodlení s platbou. Můžete dokonce chtít zvážit, nechat je jít tak, že se můžete zaměřit na klienty, kteří vám zaplatí včas.

Máte plán útoku

Nemusíte se dostat všechny Goodfellas na svého klienta a doslova drsné, když jim chybí platba. Musíte však mít k dispozici tyto scénáře.

První věc, kterou musíte udělat, je sledovat klienta. Většina fakturačního softwaru to provádí automaticky, ale chcete, aby se klienti osobně dostali na e-mail nebo telefonicky ihned po uplynutí termínu splatnosti.

Pokud nejste dost přísní, pak máte „špatného policajta“, jako partnera nebo asistenta, který může být náročnější. Pokud to nefunguje, upozorněte klienta, že fakturu vložíte do sbírek nebo proti nim podniknete právní kroky. Vzpomeňte si na tu smlouvu, kterou jste oba podepsali? Jsou to takové situace, kdy se to hodí.

Zvažte fakturační faktoring

Co potřebujete ASAP a klient nezaplatil účet? Je tu něco, co by mohlo tento problém vyřešit.

Fakturace faktur je, když prodáte své pohledávky (faktury) třetí straně (tzv. Faktor) se slevou. Zde je příklad faktoringu z NerdWallet.

Máte fakturu ve výši 10 000 USD a souhlasíte s jejím prodejem „za $ 9,700 v hotovosti - $ 10,000 mínus 3% faktoringový poplatek ($ 300). Fakturační factoringová společnost zálohuje fakturu ve výši 85% (neboli 8 245 USD) faktury během několika dnů. “Odtud„ faktoringová společnost poté vybírá fakturu, když je splatná, a předá zbývající dlužnou částku vůči vám (1 455 USD). “

Zatímco factoring vám může dát rychlé peníze, když jste v nouzi, je to nákladné, protože by mohly být skryté poplatky, jako jsou poplatky za aplikace, poplatek za zpracování za každou fakturu, kterou financujete, poplatky za kontrolu kreditu nebo poplatky za prodlení

John Rampton je sériový podnikatel, který se nyní zaměřuje na pomoc lidem při budování úžasných produktů a služeb, které jsou v rozsahu. Je zakladatelem online platební společnosti Due. Nedávno byl jmenován # 2 na Top 50 Online Influencers ve světě podle časopisu Podnikatel. Časopis Časopis rozpoznal Johna jako motivačního řečníka, který pomáhá lidem najít ve svém životě „smysl smyslu“. V současné době radí několika společnostem v oblasti zálivu.

John Rampton